Mapeamento de processos: como um BPMS pode ajudar?

Mapeamento de processos: como um BPMS pode ajudar?

Você sabe exatamente como são executadas as atividades dentro da sua empresa e como elas se correlacionam? Bom, um mapeamento de processos pode te ajudar a ter uma visão mais clara sobre isso.

Entender os fluxos de trabalho do seu negócio pode não ser tão fácil, a menos que você conte com ferramentas específicas para essa tarefa. Para desvendar os processos que acontecem nos bastidores da empresa, utilizar um BPMS é uma das melhores soluções que você irá encontrar.

Quer saber como implementar ferramentas para mapeamento de processos? Leia o conteúdo e descubra!

O que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é a prática de identificar, documentar e analisar as etapas que compõem as atividades de uma organização. Para isso, todos os elementos relacionados aos processos devem ser considerados. Isso inclui o tempo gasto para a conclusão de determinada tarefa, os recursos financeiros necessários, as funções de cada pessoa envolvida ou o uso de automação, entre outros.

O objetivo do mapeamento é visualizar como as atividades funcionam e interagem, desde o início até a conclusão. Dessa forma, é possível ter uma compreensão clara da rotina e de como são todos os fluxos dentro da empresa.

Ao mapear um processo, é importante que haja uma representação visual que facilite o entendimento. Geralmente, as organizações utilizam diagramas de fluxo de trabalho para ilustrar as etapas, os responsáveis por cada uma delas, os recursos necessários e os pontos de decisão.

Essa representação facilita a identificação de ineficiências, gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.

Quais são as vantagens do mapeamento de processos de negócio?

Entre as principais vantagens do mapeamento, podemos citar:

• Padronização: Ao documentar e formalizar cada etapa de um processo, todos os envolvidos seguirão os mesmos procedimentos e práticas;
• Transparência: O mapa de processos os torna mais visíveis para todos os envolvidos, promovendo uma compreensão comum e facilitando a comunicação entre equipes;
• Melhoria na tomada de decisões: A prática de mapear fornece dados concretos sobre como os processos funcionam, permitindo decisões mais informadas e estratégicas;
• Identificação de oportunidades: Com processos bem documentados, é mais fácil identificar oportunidades para implementar otimizações, como automação, eliminação de gargalos e aumento de produtividade.

Qual é a diferença entre mapeamento de processos e modelagem de processos?

Sim, estes são dois conceitos distintos, e a diferença reside no foco e na profundidade da análise. Enquanto o mapa de processos permite visualizar e entender como as atividades funcionam atualmente, a modelagem vai um pouco além.

Existe uma diferença entre mapeamento e modelagem de processos. Ela possibilita representações mais detalhadas e, inclusive, simulações de processos existentes ou novos.

A modelagem permite testar diferentes cenários, otimizar fluxos de trabalho e prever resultados, servindo como base para melhorias ou transformações organizacionais.

Para isso, ela depende de uma coleta e análise de dados mais profunda. Assim, a modelagem oferece informações mais precisas.

Saiba mais sobre Notação de Modelagem de Processos de Negócio ou BPMN.

O que é uma ferramenta de mapeamento de processos?

A esta altura, você já entendeu o que é o mapeamento, quais as suas vantagens e como ele se diferencia de outros conceitos importantes. A partir de agora, vamos tratar do assunto de forma mais prática, com foco nas ferramentas de mapeamento de processos.

De modo geral, trata-se de métodos, softwares ou aplicações que auxiliam na criação, documentação e visualização de processos empresariais. Ou seja, podem ser usadas diferentes ferramentas para esse fim, sejam elas tecnológicas ou não.

Abaixo, apresentaremos algumas delas.

5 tipos de ferramentas para mapeamento de processos

Estas são algumas técnicas e recursos que podem ser aplicados na criação de um mapa de processos. Confira!

1. Análise SWOT
   A Análise SWOT é uma ferramenta estratégica utilizada para identificar nos negócios:

• Pontos fortes (Strengths)
• Pontos fracos (Weaknesses)
• Oportunidades (Opportunities)
• Ameaças (Threats)

Ao usar essa matriz, é possível identificar áreas onde o processo é robusto ou vulnerável, e onde há oportunidades de melhoria ou riscos que precisam ser mitigados. Ela pode ser usada para avaliar desde um processo isolado até as questões de um setor específico.

2. Matriz GUT
   Esta é uma ferramenta de priorização que classifica problemas ou processos com base em:

• Gravidade
• Urgência
• Tendência

De forma simplificada, a matriz GUT serve para avaliar riscos, definir a ordem de prioridade para resolução de problemas, e projetar as consequências desse problema com o passar do tempo. Cada fator deve receber uma pontuação de 1 a 5; ao multiplicar as notas, você saberá o que priorizar.

Em um mapeamento de processos, pode ser utilizada para identificar quais deles precisam ser mapeados ou otimizados primeiro, baseando-se na criticidade de cada um para a organização.

3. Metodologia 5W2H
   É uma abordagem de planejamento que responde às perguntas:

• What (o quê?)
• Why (por quê?)
• Where (onde?)
• When (quando?)
• Who (quem?)
• How (como?)
• How much (quanto custa?)

Leia também – O Método 5W2H Aplicado A Gestão De Condomínios

Esta metodologia é eficiente para desenvolver um mapeamento, pois garante que todas as dimensões relevantes sejam consideradas e descritas. Desde os responsáveis por determinada ação até os custos envolvidos, a ferramenta pode ajudá-lo a ter uma visão ampla sobre um processo ou plano de ação.

4. Brainstorming
   Brainstorming — ou “tempestade de ideias” — é uma técnica de geração de ideias em grupo. Nesse tipo de reunião, os participantes compartilham livremente suas sugestões e soluções. É um recurso interessante para o mapeamento de processos, pois permite o pensamento coletivo, especialmente útil na busca por melhorias.

O brainstorming é uma ótima ferramenta para dar suporte ao mapeamento de processos. (Foto: Freepik)
O ideal é que seja realizado após algumas análises, como a matriz SWOT, por exemplo. As sessões de brainstorming podem contribuir para encontrar gargalos nos processos e planejar as próximas ações.

5. Business Process Management System (BPMS)
   O BPMS, que podemos traduzir como Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma abordagem que visa a melhoria contínua. Diferente das ferramentas acima, este é um software para mapeamento de processos, que também permite gerenciá-los e obter análises importantes.

Isso significa que, após o mapeamento inicial, os processos podem ser monitorados e ajustados para melhorar continuamente sua eficiência. Além disso, um programa de BPM ajuda a identificar oportunidades de automação a fim de aumentar a produtividade e reduzir erros humanos.

Como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos de negócios?

Entre as ferramentas úteis que apresentamos acima, as análises e metodologias podem ser aplicadas como forma de iniciar ou dar suporte ao mapeamento. Também é possível usá-las em conjunto com uma tecnologia adequada.

Por isso, ao escolher uma ferramenta de mapeamento de processos online, é importante considerar alguns fatores-chave. Primeiro, avalie as funcionalidades oferecidas, como a capacidade de criar diagrama de fluxo de trabalho, automatizar processos, e integrar com outros sistemas que sua organização já utiliza.

Verifique também se a plataforma oferece recursos de colaboração, permitindo que diferentes usuários trabalhem juntos em tempo real. Por fim, leve em conta o custo-benefício, comparando o preço com a funcionalidade e suporte oferecidos.

ArqFlow: a solução para o mapeamento de processos da sua empresa

Procurando um sistema BPM para fazer mapeamento e gerenciamento de processos? Você acaba de encontrar! O ArqFlow é uma plataforma online para mapear, controlar e automatizar seus processos de negócio.

Com essa solução, sua gestão pode:

• Desenvolver o desenho de processos internos;
• Automatizar etapas;
• Gerenciar fluxos de trabalho;
• Integrar o software a outros sistemas.

Além disso, você terá uma ferramenta de assinatura eletrônica e digital nativa, embutida no ArqFlow. O sistema BPM é ideal para o mapeamento de processos da sua empresa, mantendo um bom workflow e garantindo a eficiência das operações.

Por: Daniel Vieira • Publicado em 2 set 2024 | Fonte: Blog Arquivar