10 Pilares para Gestão de Condomínios

A gestão de condomínios é uma tarefa complexa e desafiante, que requer atenção, conhecimento, organização e planejamento para garantir a satisfação e bem-estar dos moradores, a preservação do patrimônio e a eficiência dos serviços. De acordo com diversos especialistas em administração condominial, existem alguns 10 pilares para gestão de condomínios que são fundamentais para uma gestão eficiente e bem-sucedida.

Pilares para Gestão de Condomínios

1. Informar-se

Manter-se informado e atualizado buscando especializações nas diversas áreas do segmento condominial vai garantir sucesso na gestão.

Aqui algumas sugestões dos melhores cursos de Síndico Profissional, mas existem inúmeros outros cursos e especializações que podem garantir conhecimento e competências para gerir Condomínios de maneira eficaz.

• GABOR RH
• FECAP
• LEGALE
• SENAC
• SINDICONET
• TOWNSQ

2. Montar um bom corpo de gestão

O profissionalismo é uma característica inegociável e os contratados ou terceirizados para a zeladoria, limpeza, portaria, segurança e manutenção etc devem ser escolhidos e mantidos segundo os critérios de qualquer empresa: pontualidade, comportamento e, principalmente, performance no desempenho de suas funções.

3. Contratar uma boa administradora

Manter um saldo positivo entre despesas e receitas, fazer o fluxo de caixa e gerir o fundo de reserva exigem uma capacidade de administração e conhecimento de profissionais especializados e capacitados.

4. Contar com um departamento jurídico

Conforme mencionam os advogados especialistas em Direito Condominial Tarsio Taricano e Rodrigo Karpat, o papel do advogado na assessoria jurídica de um condomínio é bastante abrangente.

São 18 atividades mais comuns que podem ser prestadas pelos advogados em condomínios:

1. Participação e assessoria nas assembleias ordinárias e extraordinárias;
2. Apoio em reuniões com síndico e/ou administradora;
3. Diligências junto a repartições e administração pública (Prefeitura, Fórum, delegacia, Receita Federal, cartório etc.);
4. Consulta de temas do dia a dia condominial, de forma verbal, física ou online com síndico ou corpo diretivo;
5. Análise e elaboração de contratos junto a prestadores de serviço; 
6. Alerta sobre novas leis que possam impactar o condomínio, como legislações ambientais e tributárias;
7. Intervenção para a solução de litígio com condôminos ou terceiros;
8. Acompanhamento em processos licitatórios (compras);
9. Complementação ou elaboração de minutas de cartas, comunicados de infrações e multas; notificações; advertências ou demais documentos extrajudiciais;
10. Condução de mediação e arbitragem para conflitos entre moradores;
11. Advocacia preventiva nas áreas contratadas (como cobrança extrajudicial de inadimplência);
12. Propositura de ação de cobrança de cotas condominiais em atraso;
13. Defesa e propositura de ações em variadas esferas, como cível e trabalhista;
14. Assessoramento na implementação dos meios de comunicação entre síndico/corpo diretivo e moradores;
15. Análise, negociação e substituição de prestadores de serviços para redução de despesas com contratos;
16. Atualização do Regulamento Interno e Convenção;
17. Acompanhamento de Auditorias;
18. Requerimento de instauração de inquérito policial e seu acompanhamento.

Atualmente, uma das atribuições mais importantes do advogado no condomínio é a atuação de forma preventiva e conciliadora nos inúmeros conflitos que podem surgir pela frente.

A análise dos contratos de fornecedores e a interlocução, seja com os prestadores de serviços ou condôminos, pode evitar desdobramentos judiciais indesejáveis.

_{[Trecho baseado no artigo – Papel do Advogado na Assessoria Jurídica ao Condomínio]}

5. Realizar auditorias

Uma auditoria orienta, treina, corrigi desvios, além de ser uma grande melhoria para o condomínio. São inúmeros os benefícios, um deles é a segurança para o síndico, viabilizar a identificação de ajustes necessários nas práticas condominiais, minimizar os riscos quanto à gestão financeira e ainda reafirmar as políticas definidas, assegurar que tudo seja examinado e constatado em relatório para conferência posterior.

Ao recorrer a auditoria, os condôminos, o corpo diretivo e o síndico só têm a ganhar. Para os condôminos, a auditoria tende a passar mais segurança sobre a aplicação dos gastos. Já para os síndicos, que são responsáveis pela gestão do edifício, a auditoria é uma verdadeira aliada, pois trata-se de uma ferramenta capaz de atestar a execução correta das atividades dos gestores. Além do mais, o parecer do auditor auxilia na tomada de decisões mais assertivas e proporciona a compreensão de mudanças relevantes. Caso a auditoria tenha constatado erros ou irregularidades administrativas, o síndico pode requerer a retificação imediata.

6. Promover a comunicação

Deve haver um bom fluxo de comunicação entre a administração e os condôminos.

Além das assembleias (ordinária e extraordinária), os meios de comunicação como avisos em murais e telas, placas de sinalização e avisos no elevador, os meios digitais – por causa da praticidade e da eficiência – que vêm ganhando popularidade entre os usuários, como os grupos de WhatsApp, as mensagens por e-mail e, com muito mais recursos e facilidades, os aplicativos de gestão condominial.

7. Ter uma apólice de seguro

Nem precisamos explicar o tamanho da importância da segurança nos condomínios.

Um condomínio seguro começa com um sistema de monitoramento eficiente e um bom método de controle de acesso para a portaria.

Mas também passa por ter uma rotina de manutenção preventiva, o que ajuda a evitar acidentes, e contar com uma apólice de seguro com cobertura completa, para a indenização de ocorrências que não puderam ser evitadas.

Além de evitar acidentes, as manutenções que acabamos de citar são importantes para preservar o patrimônio do condomínio. No entanto, uma boa administração é aquela que vai além e promove ações para valorizá-lo ainda mais.

8. Fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência de forma transparente

A transparência é essencial na administração de um condomínio. No que diz respeito à prestação de contas, é uma exigência legal, de acordo com o artigo 1.348 do Código Civil. Mas existe diferença entre fazer o mínimo que a lei cobra e ser verdadeiramente transparente.

Melhorias nas áreas comuns, como um salão de festas mais equipado ou um novo projeto de paisagismo, dentre outras comodidades não apenas valorizam as unidades como deixam os condôminos mais satisfeitos.

Com planejamento e organização, é possível promover melhorias graduais que não vão pesar no bolso dos condôminos.

9. Promover a mediação de conflitos e a boa convivência

Se o condomínio fosse apenas a sua estrutura física, a sua administração seria muito fácil. Mas ele é também o conjunto de pessoas que moram e circulam no local.

Assim, uma das atribuições da administração é contribuir para a manutenção da boa convivência entre as pessoas. Muitas vezes, isso significa ser capaz de resolver conflitos.

Entre os problemas mais comuns estão barulho, vazamentos, desentendimentos na garagem, inadimplência e conflitos gerados pelo comportamento de crianças e animais de estimação.

10. Usar um software para gestão de condomínios

Por fim, um elemento que não está entre os pilares tradicionais, mas que, desde que surgiu, tem tornado a administração de condomínios muito mais ágil e eficiente, são as tecnologias de gestão condominial. Hoje, você encontra no mercado plataformas na nuvem, desenvolvidas especialmente para essa finalidade que atua oferecendo um amplo leque de recursos e serviços.

Dentre os pilares da boa gestão de condomínios, existem cinco que são os mais essenciais e que toda administradora — e o síndico também — precisa saber:

1. Manter a comunicação clara e objetiva com os moradores, incentivando a boa comunicação
2. Desenvolver ações que melhorem as relações com os condôminos, prestadores de serviços, colaboradores e demais pessoas
3. Facilitar e otimizar os processos operacionais e fazer auditorias regulares
4. Ser um líder eficiente
5. Contratar uma administradora e um departamento jurídico eficientes que auxilie a fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência

O síndico precisa desenvolver ações que melhorem as relações com os condôminos, prestadores de serviços, colaboradores e demais pessoas, bem como facilitem os processos operacionais.

Por: Redação