Quais documentos posso assinar com assinatura digital

Assinatura digital em documentos

A utilização de tecnologias para assinar documentos com assinatura digital tem se tornado cada vez mais comum. As plataformas disponíveis permitem que pessoas assinem documentos eletrônicos com segurança, validade jurídica e sem a necessidade de papel e caneta.

Por esses e outros motivos, a assinatura digital tem se consolidado em diversas áreas, sendo usada para firmar transações comerciais, bem como documentos médicos, fiscais e vários outros.

Mas, afinal, quais são as vantagens de assinar com assinatura digital? Neste artigo, vamos explorar os documentos que podem ser assinados com assinatura digital, como essa forma de assinatura é simples e segura, e porque ela tem a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita.

Afinal, quais documentos posso assinar com assinatura digital?

Já mencionamos diversas vezes em outros conteúdos como assinar com assinatura digital é vantajoso, pois economiza tempo, reduz custos e aumenta a eficiência em diversos processos empresariais.

Isso porque, a assinatura digital é uma tecnologia que permite que os documentos sejam assinados eletronicamente, sem a necessidade de impressão, transporte e armazenamento físico de documentos.

Mas, existe uma dúvida recorrente que é sobre a segurança e quais documentos é possível assinar digitalmente. Vamos falar mais sobre isso agora.

Assinatura digital é segura?

Sim, se você utiliza uma plataforma de assinatura eletrônica e digital de qualidade, é seguro assinar com assinatura digital.

Ao contrário das assinaturas à mão, a assinatura digital é criada por meio de criptografia e processos que garantem a integridade do documento, reconhecimento da autoria da assinatura e o aceite para assinatura digital.

Além disso, se tornou tão legalmente válida quanto uma assinatura à mão e é, atualmente, o formato de autenticação online mais seguro para pessoas físicas e jurídicas.

13 documentos que você pode assinar com assinatura digital

Assinar digitalmente é uma forma segura e confiável de autenticar documentos eletrônicos, e abaixo segue uma lista com diversas possibilidades de documentos que você pode assinar com assinatura digital:

Procurações

Pessoas autorizadas podem utilizar a assinatura digital para assinar procurações eletrônicas e agir em nome de outras pessoas.

Termos de uso

Empresas podem solicitar que seus usuários concordem com os termos de uso de seus serviços por meio de assinaturas digitais.

Documentos fiscais

Empresas podem utilizar a assinatura digital para assinar documentos, como notas fiscais, e assim realizar transações fiscais eletronicamente.

Contratos com clientes e fornecedores

A assinatura digital pode validar transações comerciais com fornecedores, incluindo contratos de compra e venda e ordens de compra.

Contratos de prestação de serviços

É possível assinar contratos de prestação de serviços, permitindo que empresas formalizem acordos com clientes e fornecedores.

Contratos de aluguel

É possível assinar digitalmente contratos de aluguel, permitindo que locadores e locatários formalizem seus acordos eletronicamente.

Contratos de admissão digital

A assinatura digital pode ser utilizada para assinar contratos de admissão digital, permitindo que empresas contratem novos funcionários eletronicamente.

Envio e recebimento de documentos aos cartórios

A assinatura digital também pode ser usada para enviar e receber documentos aos cartórios, facilitando processos como a transferência de propriedade de imóveis.

Documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP)

É possível assinar documentos de prontuário eletrônico do paciente, garantindo a segurança e a privacidade das informações médicas.

Declaração de imposto de renda e outros serviços prestados na secretaria da receita federal

A assinatura digital pode ser usada também para assinar a declaração de imposto de renda e outros serviços prestados pela secretaria da receita federal, possibilitando que os usuários realizem seus deveres fiscais eletronicamente.

Documentos societários

Documentos societários, como alterações contratuais e atas de assembleia, podem ser assinados com assinatura digital. Isso permite que os processos societários sejam realizados de forma mais rápida e eficiente, sem uma necessidade de envio físico de documentos e reuniões presenciais.

Autorizações

As autorizações de trabalho, autorizações de uso de imagem e autorizações de uso de marca podem assinar digitalmente, agilizando o processo de aprovação.

Documentos bancários

Documentos como contratos de financiamento e abertura de contas, podem ser assinados eletronicamente com a assinatura digital. Isso permite que os processos bancários sejam realizados de forma mais rápida e eficiente, sem a necessidade de envio físico de documentos.

Resumindo, é possível assinar com assinatura digital uma ampla gama de documentos eletrônicos, facilitando processos e garantindo a autenticidade e a segurança das informações.

Leia também – Tipos de Certificado Digital: quais são e para que servem?

Listamos 13 possibilidades, mas existem inúmeras outras, uma vez que a assinatura digital tem validade jurídica.

Mas, é importante destacar que a legislação de cada país pode variar a lista de documentos que podem ser assinados eletronicamente. Por isso, é necessário buscar informações mais específicas para saber quais são os documentos que podem ser assinados eletronicamente fora do Brasil.

Por que a assinatura digital é importante?

Com a crescente transformação digital, é essencial que as empresas acompanhem a tendência pela digitalização, pois só assim poderão manter o nível de serviços e se destacar no mercado. Além disso, a gestão de documentos assinados em um processo tradicional pode ser complexa e gerar altos custos para as empresas. Isso porque, a constante circulação de papeis entre as áreas e o cliente, juntamente com a burocracia envolvida, resulta em uma perda de tempo e dinheiro.

Ademais, os documentos físicos estão suscetíveis a extravios e danos, o que pode causar perda de informações valiosas. No entanto, a assinatura digital surge como uma solução eficiente para esses problemas. Mas, é importante ressaltar que os softwares especializados nessa área devem garantir segurança e serem fáceis de integrar com outras soluções já utilizadas pela empresa ou condomínio.

Qual a diferença entre Certificado Digital e Assinatura Digital?

Embora frequentemente usados em conjunto, trata-se de conceitos distintos. Como você já aprendeu acima, certificação digital é um recurso que comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica na internet.

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A assinatura digital, por sua vez, é um método de autenticação que utiliza o certificado digital para assinar documentos eletronicamente. A assinatura com certificado vinculado ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) garante que o documento não foi alterado após assinado e que o signatário é realmente quem diz ser.

Esse é o caso da plataforma ArqSign, pois ela proporciona uma solução moderna e eficiente para a gestão de documentos assinados digitalmente.

Também é possível assinar documentos virtuais sem uma certificação digital. Nesse caso, configura-se como uma assinatura eletrônica. Entenda a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais.

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Fonte: Arquivar | Gestão Inteligente de Documentos