Homologação de Empresas que atendem Condomínios: Uma Atitude Importante e Necessária

Homologação de Empresas

Como regra comum de mercado pede-se que sejam coletados, no mínimo, três orçamentos. Temos então um processo de licitação, ou seja, uma disputa entre concorrentes.

Este poderá corresponder a uma das quatro modalidades a seguir, quais sejam:

• Concorrência
• Tomada de Preços
• Convite
• Leilão

Na esfera pública ainda há as modalidades concurso e pregão. Em regra, a diferenciação entre estas modalidades decorre o montante estimado para o processo de aquisição de bens ou serviços e da própria complexidade que se adota na respectiva aplicação, crescendo da condição convite para concorrência.

Leilões, costumeiramente são aplicados em processos de venda – ganha quem pagar mais por um bem, contudo também pode ser considerado na contratação de um serviço, de forma reversa, ou seja, ganha quem cobrar menos pelo serviço.

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No âmbito da iniciativa privada, na qual estão os condomínios de qualquer natureza e complexidade, os documentos normativos como convenção e regulamento interno, podem estabelecer o padrão que deve ser aplicado quanto à medida a ser aplicada, segundo critérios como, por exemplo:

• contratações e/ou aquisições até R$ 10.000,00 a licitação poderá ocorrer na modalidade Carta Convite (representada por troca de e-mails ou outra forma de evidenciar que houve cotação com no mínimo três fornecedores, coordenado apenas por um representante legal do empreendimento);
• acima deste valor e até R$ 50.000,00 deve ser formada uma comissão com no mínimo três representantes da alta administração e acima deste último maior valor deverá ser formado um comitê e elaborado processo que iniciará com homologação, elaboração de projeto, memorial descritivo, RFP (Requisição para fornecimento de Proposta) e comissionamento elaborado por especialistas independentes de fornecedores de produtos e serviços.

Adotamos em nossas vidas posturas muito similares, ou seja, para compras tais como produtos alimentícios, produtos de higiene e limpeza, lâmpadas, bebidas e similares ocorrem em qualquer ponto de venda, sendo a escolha do fornecedor determinada por conforto, promoções, sem muito comprometimento com o objetivo final da aquisição. Uma característica a se ressaltar corresponde a limitação do tempo, qual seja findado do processo tem-se apenas o consumo.

Temos aí aplicada a modalidade tomada de preços e a carta convite. Pouca ou praticamente nula é a qualificação do fornecedor para casos como estes. Quando o fator tempo é relevante, ou seja, segue uma agenda e calendário que supera o processo do fechamento da compra, a qualificação do vitorioso e seus concorrentes impactam em todas as etapas e requer sejam atendidas recomendações das melhores práticas no mercado.

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As indicações e a importância de homologação de empresas

Em assembleias é comum à manifestação de moradores em apresentar indicações de fornecedores com origem em parentesco, amigo do amigo, um morador especialista que soube dos bons serviços prestados faz alguns anos, dentre diversos outros argumentos.

Quanto maior o número de concorrentes é de se esperar melhores resultados econômicos financeiros, contudo se a diferença de competências e habilidades for significativa, tem-se mais um processo conturbado, incoerente, gerador de conflitos na negociação e uma grande incerteza que as expectativas dos usuários venham ser atendidas e mantidas ao longo do tempo. Temos então configurada a necessidade de os fornecedores passarem por “peneiras ou filtros” e assim passarmos a contar com empresas habilitadas, com reconhecimento e qualificação segundo critérios pré-estabelecidos.

Este processo é denominado: Homologação de Empresas como detalhado abaixo:

Conformidades – Evidências e comprovações que demonstrem a regularidade do passado da empresa.

• Certificados fiscais, trabalhistas, práticas de compliance.
• Quanto a práticas de qualidade cabe avaliar: Valores, Missão, Visão compatíveis com os valores do contratante.

Continuidade – histórico acrescido do planejamento do presente e projeções para o futuro. Antecedentes estáveis.

• Habilitações e Certificações emitidas por terceiros.
• Qualificações Técnicas da empresa.
• Qualificações Técnicas da equipe técnica.
• Qualificações Econômicas e Financeiras.
• Fluxograma que demonstre o grau de dependência de terceiros.

Prevenção de riscos – relatos, registros e documentos.

• Riscos do negócio.
• Riscos decorrentes dos contratos do fornecedor.
• Riscos do contrato em foco ao fornecedor.
• Respaldos
• Seguros
• Planos de Contingência e de Continuidade dos Negócios
• Capacidade de Superar Crises

Compatibilidade com a política de compliance do contratante – avaliação ponderada.

• sistema da Garantia da Qualidadeatende a critério de experiência mínima
• cartas compromisso, assinadas pela alta administração do fornecedor
• tempos a serem analisados e avaliados: experiência de mercado em projetos compatíveis em complexidade, dimensões e valores
• tempo de mercado dos dirigentes e do principal nível de gestores
• tempo do produto ou serviço específico no mercado

Nota: A extensão e profundidade do processo de homologação de empresas são definidas em função da complexidade do projeto, grau de assertividade que a alta administração pretende atingir e capacidade ou interesse em investir. Quanto maior for o número de empresas participantes do processo de homologação de empresas, maiores forem os campos de pesquisa, naturalmente os investimentos para realizar este processo serão mais elevados. Há que se buscar o equilíbrio na relação benefício x custo.

Ameaças decorrentes da falta de homologação de empresas

I. Descumprimento do contrato por motivos técnicos e/ou econômicos financeiros do fornecedor.

• Prejuízos econômicos por falta de cumprimento dos objetivos contratados
• Prejuízos financeiros devido a ocorrências de retrabalhos
• Estabelecimento de conflitos internos da administração com os interessados
• Prejuízos no cumprimento de prazos

II. Fraudes e corrupção no processo de contratação

III. Contratação de fornecedor desqualificado

• Trazer passivos ao contrato
• Impactos na imagem do contratante no mercado
• Dificuldades em processar por descumprimento de contrato
• Despreparo para responder a contingências que venham afetar o cumprimento do contrato Operação com produtos contrabandeados
• Elevados riscos de sua carteira de clientes tornarem-se inadimplentes e comprometer contratos, serviços, fornecimentos

Pontos fortes da homologação de empresas:

• Torna-se ferramenta para neutralização de riscos decorrentes de omissões de informações transmitidas por representantes comerciais (vendedores) do fornecedor
• Fortalece juridicamente o contratante e os gestores em demandas com os interessados
• Contribui e oferece maior poder de negociação
• Maior grau de confiabilidade no processo de contratação
• Identificação de Pontos Fortes, Fragilidades, Oportunidades e Ameaças envolvidas na contratação e com a empresa a ser contratada. (Matriz SWOT)
• Maior conhecimento dos subfornecedores diretos e indiretos envolvidos na cadeia de suprimentos da empresa a ser contratada (cadeia de suprimentos) e eventualmente podendo a contratante vir a receber maiores benefícios e rentabilidade
• Conhecimento da capacidade de gestão do fornecedor e de oportunidade futura em eventual ampliação do escopo, abrindo potencial para redução de custos / investimentos futuros devido a economia de escala
• Proteção contra atos ilícitos e fraudes no processo de aquisição/contratação
• Confirmação da capacitação técnica, econômica e financeira do fornecedor
• Aproximação com a equipe interna de gestão do fornecedor
• Importante para estabelecer o histórico do processo de contratação, com memória dos registros, avaliações, organizações e métodos
• Maior segurança gerencial em contratos com longo prazo de duração e altos valores envolvidos

Considerações Finais

A meta dos gestores condominiais é a de oferecer a melhor aplicação dos recursos obtidos nas arrecadações, as quais oferecerão como retorno a valorização dos investimentos e a qualidade do uso, este último mensurável pela maior satisfação, o menor volume de conflitos nas relações de convivência e na garantia de continuidade dos fatores críticos de sucesso do empreendimento. Em consequência é exigida maior efetividade (eficiência + eficácia) na aplicação dos recursos disponibilizados e a homologação de empresas garantem contratações eficientes.

Quanto a gestão dos contratos e a manutenção de relações profissionais duradouras, longevas e certificadas, permitem maior transparência, renovações confiáveis e competitivas, com ganhos sustentáveis de qualidade para as partes envolvidas.

A realização do processo de homologação de empresas realizado por terceiros, sendo estes especialistas e independentes dos fornecedores de produtos e/ou serviços envolvidos, torna ainda mais eficaz a gestão de aquisições. Ganhos obtidos permitem concentrar os esforços da administração na busca de novas oportunidades de desenvolvimento.

A redução dos conflitos, retrabalhos e encerramentos prematuros de atividades e relações contratuais, com origem no fornecedor, em si só já oferece argumentos suficientes em termos de ganhos diretos e indiretos com burocracia, sobrecarga de serviços e respectivas reduções de custos decorrentes destes e outros motivos.

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Sem dúvidas, a homologação de empresas é componente das melhores práticas de gestão na segurança condominial.

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Por: André de Pauli, Consultor e Especialista em Segurança