LGPD na Assembleia Virtual: Como Proteger Dados e Evitar Punições

LGPD na Assembleia Virtual: Como Proteger Dados e Evitar Punições

A crescente popularidade das assembleias virtuais, consolidada pela Lei 14.309/22, trouxe eficiência e praticidade para a gestão condominial. No entanto, essa nova dinâmica digital também intensificou o tratamento de dados pessoais, o que exige total atenção à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Ignorar as diretrizes da LGPD na assembleia virtual pode levar a sérias punições. Afinal, informações como áudios, imagens, textos, vídeos e, principalmente, os votos dos condôminos, são dados pessoais que precisam ser protegidos. A seguir, veja o que fazer para garantir a conformidade e a segurança.

LGPD na Assembleia Virtual: Consentimento dos Participantes e a Base da Legalidade

O primeiro e mais crucial passo para estar em conformidade com a LGPD na assembleia virtual é garantir que todos os participantes tenham dado seu consentimento. A máxima “quem cala, consente” não se aplica aqui. A lei exige que o consentimento seja:

• Livre: O participante não pode ter sido coagido ou forçado a concordar.

• Consciente: Ele deve saber exatamente para que seus dados estão sendo coletados e como serão usados.

• Desimpedido: A participação na assembleia não pode ser condicionada à aceitação de outras exigências.

Para garantir que o consentimento seja válido, é fundamental utilizar plataformas de assembleia virtual que apresentem um termo de consentimento claro e explícito antes do acesso à reunião. Esse termo deve detalhar quais dados serão coletados e como serão tratados, dando ao condômino a opção de concordar ou não.

LGPD na Assembleia Virtual: Segurança Digital em Primeiro Lugar

A segurança digital é inegociável. A administradora e o condomínio são corresponsáveis por garantir que a plataforma utilizada para a assembleia virtual seja segura. A tecnologia escolhida deve ser robusta e, no mínimo, oferecer:

• Controle de Acesso: Mecanismos que garantam que apenas pessoas autorizadas (condôminos) possam entrar no ambiente virtual da assembleia.

• Permissões e Restrições: Controle sobre quem pode acessar o conteúdo final da assembleia, como gravações e chats.

• Armazenamento Seguro: Os dados produzidos durante a reunião devem ser armazenados em servidores seguros, preferencialmente na nuvem, e não em computadores locais com acesso irrestrito.

• Criptografia: Autenticação de usuários e transmissão de dados com criptografia para proteger as informações.

A pesquisa e a avaliação prévia das soluções de mercado são essenciais. Evite o uso de sistemas genéricos ou não originais que não garantem a proteção de dados.

LGPD na Assembleia Virtual: Papel da Convenção e do Regimento Interno

Para garantir que todos os condôminos estejam cientes das regras de proteção de dados, é altamente recomendável incluir as diretrizes da LGPD na convenção ou no regimento interno do condomínio. Ao fazer isso, você assegura:

• Clareza nas Regras: Todos os moradores e gestores terão acesso às normas de tratamento de dados, como quem pode ter acesso ao conteúdo da assembleia, por quanto tempo e de que forma.

• Acordo Comum: Como qualquer alteração no regimento deve ser aprovada em assembleia, as regras de LGPD na assembleia virtual se torna um consenso geral do condomínio.

É fundamental que esses documentos respondam a perguntas como:

• Quem pode acessar o conteúdo da assembleia (áudios, vídeos, chats)?

• De que forma as informações serão disponibilizadas?

• Qual é o período de tempo em que as informações serão armazenadas?

• Qual o procedimento para o descarte desses dados?

Lembre-se: se o condomínio decidir armazenar gravações e outros arquivos, é necessário ter um motivo legítimo para isso, além de garantir que os arquivos estejam em um local protegido.

LGPD na Assembleia Virtual: Evite Riscos e Garanta a Conformidade

Desde agosto de 2021, as punições por descumprimento da LGPD estão em vigor e são aplicáveis a condomínios e administradoras. As sanções variam de advertências a multas milionárias, que podem chegar a 2% do faturamento da empresa ou da arrecadação anual do condomínio, com limite de R$ 50 milhões por infração.

A melhor alternativa é a adequação. Ao investir em plataformas seguras e em políticas claras de proteção de dados, o condomínio não só evita punições, mas também constrói uma relação de confiança com seus moradores, garantindo que a gestão seja não apenas moderna, mas também responsável e transparente.

O Papel do Síndico e da Administradora na Adequação à LGPD

A responsabilidade pela conformidade com a LGPD na assembleia virtual não recai apenas sobre a tecnologia utilizada, mas também sobre as figuras-chave da gestão condominial: o síndico e a administradora. Ambos atuam como agentes de tratamento de dados e, por isso, precisam adotar medidas proativas para proteger as informações dos condôminos.

O síndico, como representante legal do condomínio, é o principal responsável por garantir que as normas da LGPD sejam seguidas. Suas funções incluem:

• Tomada de Decisão Estratégica: Ele deve escolher plataformas de assembleia virtual que ofereçam as garantias de segurança necessárias, analisando a política de privacidade e os recursos de proteção de dados da ferramenta.

• Comunicação Transparente: O síndico precisa comunicar de forma clara e objetiva aos condôminos as regras sobre o tratamento de dados, tanto no edital de convocação quanto durante a reunião.

• Fiscalização: Ele deve fiscalizar se a administradora e a plataforma estão seguindo o que foi acordado e exigido pela lei.

A administradora, por sua vez, atua como um elo técnico e operacional. Suas responsabilidades incluem:

• Conhecimento Técnico: A administradora deve ter profundo conhecimento sobre a LGPD e as tecnologias disponíveis, orientando o síndico na escolha da melhor solução.

• Implementação de Protocolos: Ela é responsável por implementar os protocolos de segurança, como o controle de acesso à plataforma, a gestão das gravações e o descarte de dados após o período de armazenamento.

• Suporte e Treinamento: A administradora deve treinar a equipe do condomínio e, se necessário, os próprios condôminos, sobre o uso correto da plataforma e a importância de proteger dados.

LGPD na Prática: Cuidados Além do Básico

Além das questões de consentimento e segurança digital, a aplicação da LGPD em assembleias virtuais exige outros cuidados práticos.

• Minimização de Dados: Durante a assembleia, evite coletar ou pedir dados que não sejam estritamente necessários para a deliberação. Se a única informação necessária para a votação é o nome do condômino, não há por que coletar seu e-mail ou telefone naquele momento.

• Período de Retenção: Defina um período claro para o armazenamento de dados. Após a ata ser redigida e registrada, é realmente necessário manter a gravação da assembleia por anos? O ideal é que o período de retenção seja o mínimo possível, apenas o tempo necessário para atender a uma finalidade específica, como comprovação legal.

• Relatórios de Impacto: Para garantir a total conformidade, as administradoras e os condomínios podem elaborar Relatórios de Impacto à Proteção de Dados (RIPD). Este documento detalha como os dados são tratados, os riscos envolvidos e as medidas de segurança adotadas. É uma forma de demonstrar proatividade e responsabilidade perante a lei.

A LGPD não deve ser vista como um obstáculo, mas como uma oportunidade de profissionalizar a gestão condominial. Ao proteger os dados dos moradores, o condomínio e a administradora constroem uma relação de confiança e demonstram seu compromisso com a transparência e a segurança, valores essenciais para o futuro da vida em comunidade.