O Método 5W2H Aplicado A Gestão De Condomínios

Método 5W2H

O Método 5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda a planejar e organizar as ações para alcançar metas específicas. Ele foi desenvolvido para ser aplicado a diversas áreas, incluindo a gestão de condomínios.

A aplicação deste método 5W2H é uma ferramenta útil para a gestão de condomínios, pois ajuda a planejar, organizar e controlar as ações, além de garantir o cumprimento de prazos, eficiência na utilização de recursos e aumentar a previsibilidade de erros.

A ferramenta é desenvolvida em uma tabela, na qual cada pergunta é respondida com frases curtas, facilitando a verificação do andamento de cada projeto, o controle do tempo, a prevenção de desperdício de recursos, a delegação de tarefas e a cobrança da execução de ações.

Para aplicar o método 5W2H na gestão de condomínios, é necessário que os gestores respondam às sete perguntas da sigla, preenchendo a tabela com informações precisas e claras. Em seguida, é possível planejar as ações. Além disso, a tabela serve como um registro das ações tomadas, o que pode ser muito útil em caso de revisões ou questionamentos futuros.

O método 5W2H é desenvolvido em uma tabela com espaço para responder de forma resumida cada uma das questões:

• Por que será feito (Why)
• O que será feito (What)
• Por quem será feito (Who)
• Como será feito (How)
• Quando será feito (When)
• Onde será feito (Where)
• Quanto isso custará (How much)

Ao aplicar o método 5W2H na gestão de condomínios, é possível ter uma visão geral de todas as ações e projetos previstos, bem como controlar o tempo, evitar o desperdício de recursos e delegar e cobrar a execução das ações de forma eficiente. Além disso, com as informações organizadas em uma tabela, fica fácil verificar o andamento de cada projeto.

Situações nas quais o método 5W2H pode fazer a diferença, veja algumas delas:

• Manutenção dos equipamentos
• Planejamento estratégico com foco em rentabilidade
• No departamento de Recursos Humanos para criação de um processo de recrutamento e seleção de colaboradores
• Para elevar a produtividade, engajamento e motivação de equipes
• Para gerir bem carteira de clientes e expandi-la gradativamente.

Para usar o Método 5W2H, basta identificar uma necessidade. Qual é a sua?

Lembre-se que é preciso ter um problema claramente definido para só então pensar na solução.

A ferramenta Método 5W2H é bastante versátil e útil para solucionar diversas demandas, seja no ambiente corporativo ou até mesmo na vida pessoal. Ela parte de respostas a sete questões simples para chegar a um plano de ação específico.

Simples, descomplicado e uma ótima aliada no seu planejamento estratégico essa ferramenta irá auxiliar em todas as situações que necessite de uma solução assertiva e muito útil para alcançar seus objetivos.

Registros apontam uma relação entre o modelo japonês de produção, baseado no Toyotismo, a criação e popularização do 5W2H.

O Sistema Toyota de Produção foi desenvolvido na década de 1950, quando os especialistas japoneses Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitaram os Estados Unidos e entraram em contato com o principal meio de produção na época – o Fordismo.

Ao observar a aplicação do modelo de Henry Ford na indústria automobilística, os japoneses perceberam que o método resultava em grande desperdício de matérias-primas, já que os automóveis eram fabricados em massa nas linhas de produção.

Com foco na qualidade do processo e eliminação de desperdício, Ohno e Toyoda idealizaram uma metodologia que produzia de acordo com as encomendas de clientes, o que culminou na redução de gastos com matéria-prima, estoque e diminuiu o tempo de espera pelos automóveis.

Aplicada inicialmente na Toyota, a metodologia aumentou a produtividade nas fábricas, tornando a montadora uma das mais eficientes e bem-sucedidas do mundo.

O sistema funciona a partir de um ambiente controlado, no qual é possível fazer a gestão da qualidade dos produtos a partir de três princípios.

O primeiro corresponde a fazer certo desde o início, ou seja, planejar e gerir o processo de produção para extrair o melhor resultado, evitando o desperdício de tempo, de dinheiro, de recursos humanos e materiais.

O segundo é a correção de erros, que dava para os trabalhadores a possibilidade de parar a produção para consertar qualquer anormalidade no sistema.

Era durante o uso desse princípio que os funcionários teriam começado a usar a ferramenta 5W2H, pois precisavam encontrar uma solução de forma ágil, voltando a produzir os automóveis rapidamente.

Por fim, o terceiro princípio de qualidade seguido pelo toyotismo diz respeito à formação de Círculos de Controle de Qualidade (CCQ), equipes voltadas ao estudo constante dos processos para a melhoria contínua.

_{[Trecho extraído do artigo do Blog FIA ‘5W2H: o que é, como funciona e por que você deveria usar.’]}

Reavalie Periodicamente

Sempre haverão mudanças durante o percurso, mesmo que o caminho já tenha sido traçado.

Dependendo do problema ou projeto, acontecerá de se deparar transformações, que podem alterar o cenário e pedir uma reavaliação.

Nem sempre será necessário refazer seu 5W2H, pois algumas mudanças afetam somente um dos pontos, ou seja – custo, responsável pela execução ou tempo para concluir uma etapa. Mas, se houver imprevistos maiores, pode ser preciso repensar toda a estratégia para alcançar o objetivo.

O importante é seguir em frente, usando essas mudanças e possíveis falhas como lição e motivação para o aprimoramento contínuo.

Peça Feedback Com Frequência

Ao delegar tarefas, designando os responsáveis por cada fase, é essencial pedir – e dar – feedback com frequência. Que pode ser feito durante reuniões semanais, quinzenais ou mensais, formais ou informais, dependendo da relevância e das necessidades e particularidades do projeto. Reuniões rápidas, colocam todos os envolvidos no projeto, cientes do que já foi feito, o que está em andamento e dos próximos passos e também torna mais fácil solicitar auxílio para alguma tarefa e otimizar o tempo.

Por que é importante ter um plano de ação para síndicos?

Assim como as empresas, os condomínios também precisam determinar objetivos e metas para encontrar a solução de algum problema seja ele recorrente ou não.

Leia também – Síndico empreendedor: características e desafios

No caso dos condomínios, obras e reformas podem ser problemas que o síndico tem que lidar durante sua gestão. Apesar do síndico ser o responsável legal pelo condomínio, há muitas decisões que ele não pode tomar sozinho.

Ao planejar obras e reformas o síndico pode incluir todos nessa etapa: condôminos, colaboradores e prestadores de serviço. Mesmo porque tais melhorias devem ser aprovadas em assembleia antes da execução. Não ter um plano de ação faz com que os objetivos não sejam alcançados e gere prejuízos, como, por exemplo, obras inacabadas, impossibilidade de execução de obras importantes e necessárias.

A LLZ Garantidora disponibilizou uma planilha com um plano de ação editável para que os síndicos apliquem este método, acesse o Plano de Ação 5W2H para Síndicos

Por: Redação