Papel do Conselho Fiscal: Contratos do Condomínio sob Lupa

Papel do Conselho Fiscal: Contratos do Condomínio sob Lupa

No intrincado universo condominial, a celebração de contratos pelo síndico é uma engrenagem vital para a manutenção, segurança e bem-estar de todos. Seja para a contratação de mão de obra especializada ou para a prestação de serviços essenciais, esses acordos formalizam direitos e deveres, protegendo os interesses de ambas as partes envolvidas. Embora a palavra empenhada possa ter seu valor, no âmbito condominial, a forma escrita do contrato emerge como salvaguarda contra futuros imbróglios e divergências.

A validade desses contratos repousa sobre pilares como a legitimidade, a legalidade e a capacidade jurídica dos signatários. O síndico, peça central nesse processo, deve possuir a chancela da assembleia, formalizada em ata e em consonância com a Convenção do Condomínio, para assumir tais responsabilidades em nome da coletividade. De igual modo, o representante da empresa ou prestador de serviço deve deter os poderes estatutários para firmar compromissos.

A essência de um contrato reside na clareza de seu objeto. Detalhar minuciosamente os serviços a serem executados, os materiais a serem utilizados, os prazos estabelecidos e as condições de eventual subcontratação é crucial. Definir o período de vigência do contrato, seja ele determinado ou indeterminado, também se mostra indispensável.

A dimensão financeira do contrato, que envolve a remuneração ou pagamento pelos serviços prestados, clama por especificidade. O valor acordado, a forma de pagamento, eventuais períodos de carência e a quitação dos valores devem estar explicitados. Paralelamente, as obrigações de cada parte, as limitações em face de eventos imprevisíveis (caso fortuito e força maior) e as responsabilidades em casos de culpa ou responsabilidade objetiva demandam atenção.

A possibilidade de rescisão contratual, seja por resilição (vontade das partes), rescisão (descumprimento) ou resolução (causas previstas em lei), não pode ser negligenciada. As condições para tal, como prazos de aviso prévio, eventuais penalidades e compensações financeiras, devem ser previamente estabelecidas. Adicionalmente, a inclusão de cláusulas que eximam o condomínio de responsabilidades trabalhistas, previdenciárias e securitárias de terceiros, bem como a exigência de seguros de vida e saúde para os funcionários da contratada (quando aplicável), reforçam a segurança jurídica do condomínio.

Dependendo da natureza dos serviços contratados, a elaboração de um seguro de responsabilidade civil pode ser uma medida prudente. A definição do foro competente para dirimir eventuais litígios, geralmente o da situação do condomínio, também é um ponto a ser considerado.

Antes de selar qualquer acordo, a diligência prévia em relação à empresa ou profissional contratado é fundamental. Verificar restrições de crédito, histórico de ações judiciais e reclamações por má execução de serviços pode evitar futuras dores de cabeça.

Nesse contexto de celebração e execução de contratos, emerge a figura essencial do Conselho Fiscal. Longe de ser um mero espectador, o Conselho Fiscal desempenha um papel de guardião dos interesses financeiros do condomínio, atuando como um elo de transparência entre a gestão do síndico e os condôminos.

Mas, afinal, o que compete ao Conselho Fiscal em relação aos contratos assinados pelo síndico?

Embora o Conselho Fiscal não participe diretamente da negociação ou assinatura dos contratos, sua atuação se concentra na fiscalização e análise desses documentos, com o objetivo de garantir a regularidade, a economicidade e a conformidade com os interesses do condomínio. Suas principais atribuições incluem:

• Verificar a autorização: Certificar-se de que o síndico possuía a devida autorização da assembleia, conforme previsto na Convenção, para celebrar contratos de determinada natureza ou valor.

• Analisar a conformidade legal: Avaliar se os contratos estão em consonância com a legislação vigente, a Convenção do Condomínio e as decisões assembleares.

• Examinar os termos contratuais: Analisar as cláusulas contratuais, incluindo o objeto do contrato, prazos, valores, formas de pagamento, condições de rescisão e eventuais penalidades, buscando identificar cláusulas abusivas ou prejudiciais ao condomínio.

• Acompanhar a execução: Monitorar a execução dos serviços contratados, verificando se estão sendo realizados conforme o estabelecido em contrato e se os pagamentos estão sendo efetuados de acordo com os prazos e condições acordados.

• Analisar a documentação: Solicitar e examinar toda a documentação relacionada aos contratos, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, relatórios de execução e outros documentos pertinentes.

• Avaliar a economicidade: Verificar se os valores contratados são compatíveis com os preços praticados no mercado e se a contratação representa a melhor opção para o condomínio em termos de custo-benefício.

• Identificar irregularidades: Caso identifique qualquer irregularidade, inconsistência ou indício de má gestão nos contratos, o Conselho Fiscal deve alertar o síndico e, se necessário, comunicar o fato à assembleia de condôminos.

• Emitir parecer: O Conselho Fiscal tem a responsabilidade de emitir um parecer sobre as contas do síndico, incluindo os gastos decorrentes dos contratos, a ser apresentado à assembleia geral ordinária para aprovação.

Na prática, o Conselho Fiscal, ao debruçar-se sobre as pastas mensais de prestação de contas, busca respostas para as perguntas que ecoam na mente de todo condômino zeloso:

• Os gastos apresentados decorrem de contratos legítimos e necessários?

• Os valores pagos estão em consonância com os termos contratuais?

• A execução dos serviços contratados justifica os pagamentos realizados?

• Existem contratos futuros que impactarão as finanças do condomínio?

A atuação diligente do Conselho Fiscal nos contratos do condomínio é, portanto, um pilar fundamental para a saúde financeira e a transparência da gestão condominial. Ao exercer seu papel fiscalizador com rigor e responsabilidade, o Conselho contribui para a segurança jurídica do condomínio e para a construção de uma relação de confiança entre a administração e os condôminos.

Ao seguir os passos para contratação de empresas terceirizadas para segurança, limpeza, jardinagem etc, detalhados anteriormente no texto, e ao submeter esses contratos ao escrutínio atento do Conselho Fiscal, o condomínio pavimenta o caminho para uma gestão eficiente, transparente e benéfica para todos.

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A Essencial Formalização Contratual: Do Verbal ao Escrito

Algumas situações, admite-se a validade de acordos verbais, mas no contexto complexo de um condomínio, essa prática pode abrir brechas para interpretações equivocadas e litígios futuros.

Por que o contrato escrito é fundamental?

Clareza e Detalhamento: Um documento escrito permite especificar minuciosamente o escopo dos serviços, os materiais a serem utilizados, os prazos de execução, as responsabilidades de cada parte e as condições de pagamento. Essa clareza minimiza ambiguidades e facilita o entendimento entre as partes.

Prova e Evidência: Em caso de disputas, o contrato escrito serve como prova robusta dos termos acordados. A ausência de um documento formal dificulta a comprovação dos direitos e obrigações de cada um.

Segurança Jurídica: Um contrato bem elaborado, com o respaldo de assessoria jurídica, oferece maior segurança para ambas as partes, prevenindo a aplicação de cláusulas abusivas ou ilegais.

Histórico e Referência: O contrato escrito constitui um histórico da relação contratual, podendo ser consultado em caso de dúvidas ou necessidade de renovação.

O Conselho Fiscal, ao analisar os contratos, deve verificar se a forma escrita foi observada e se o documento contém todos os elementos essenciais para garantir a segurança jurídica do condomínio.

Legitimidade e Representação: Quem Pode Assinar em Nome do Condomínio?

A validade de um contrato condominial depende intrinsecamente da legitimidade e da correta representação das partes envolvidas. O síndico, como representante legal do condomínio, só pode celebrar contratos dentro dos limites de seus poderes, conforme definidos pela Convenção e pelas deliberações assembleares.

Pontos cruciais para o Conselho Fiscal verificar:

Autorização Assemblear: Para contratos que envolvam valores significativos ou que não se enquadrem na gestão ordinária do condomínio, é imprescindível verificar se houve aprovação prévia em assembleia geral, formalizada em ata.

Conformidade com a Convenção: A Convenção de Condomínio pode estabelecer limites de valor ou tipos de contratos que exigem aprovação específica. O Conselho deve garantir que esses requisitos foram cumpridos.

Poderes do Signatário da Outra Parte: É importante verificar se a pessoa que assina em nome da empresa ou prestador de serviço possui os poderes necessários para assumir obrigações contratuais, consultando seus documentos constitutivos (contrato social, estatuto etc).

A ausência de autorização ou a representação inadequada podem invalidar o contrato, expondo o condomínio a riscos desnecessários.

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Detalhamento do Objeto Contratual: A Clareza que Evita Conflitos

A descrição minuciosa do objeto do contrato é um dos pilares para uma relação contratual bem-sucedida. Quanto mais claro e detalhado for o que se espera da empresa ou profissional contratado, menor a probabilidade de desentendimentos e de serviços entregues aquém do esperado.

O que o Conselho Fiscal deve observar:

Especificação dos Serviços: O contrato deve detalhar exatamente quais serviços serão prestados, incluindo a natureza do trabalho, a metodologia a ser utilizada, os equipamentos e materiais a serem empregados e os resultados esperados.

Prazos e Cronogramas: A definição clara de prazos para início, etapas intermediárias e conclusão dos serviços é fundamental para o acompanhamento da execução e para a aplicação de eventuais penalidades por atraso.

Possibilidade de Subcontratação: Caso a empresa contratada possa subcontratar parte dos serviços, as condições e limites dessa prática devem estar claramente definidos no contrato.

Um objeto contratual vago ou impreciso dificulta a fiscalização da execução dos serviços e pode gerar discussões sobre o cumprimento das obrigações contratuais.

Remuneração e Forma de Pagamento: A Transparência Financeira

A clareza na definição da remuneração e da forma de pagamento é essencial para a saúde financeira do condomínio e para evitar litígios com a parte contratada.

Aspectos que merecem a atenção do Conselho Fiscal:

• Valor Total e Parcelamento: O contrato deve especificar o valor total dos serviços e, caso haja parcelamento, o valor e a periodicidade de cada parcela.
• Forma de Pagamento: Deve-se indicar claramente a forma como os pagamentos serão realizados (transferência bancária, boleto etc) e os prazos para quitação.
• Reajustes e Correções: Se houver previsão de reajuste de valores ao longo do contrato, os critérios e a periodicidade devem estar bem definidos.
• Condições para Pagamento: Em alguns casos, o pagamento pode estar condicionado à entrega de etapas específicas do serviço ou à apresentação de relatórios. Essas condições devem estar explicitadas no contrato.

O Conselho Fiscal deve monitorar se os pagamentos estão sendo realizados de acordo com os termos contratuais e se a documentação comprobatória (notas fiscais, recibos etc) é adequada.

Cláusulas de Rescisão: Prevenindo Cenários Desfavoráveis

A inclusão de cláusulas claras sobre as condições de rescisão contratual é fundamental para proteger os interesses do condomínio em diferentes cenários.

O Conselho Fiscal deve verificar:

Tipos de Rescisão: O contrato deve prever as diferentes formas de rescisão (resilição, rescisão por descumprimento, resolução por causas legais).

Prazos de Aviso Prévio: Em casos de resilição, os prazos para comunicação da intenção de rescindir devem ser razoáveis e definidos para ambas as partes.

Penalidades: O contrato pode prever penalidades para o caso de descumprimento de obrigações contratuais por qualquer das partes. É importante analisar se essas penalidades são proporcionais e justas.

Condições para Rescisão Unilateral: As condições que permitem a rescisão unilateral do contrato por cada uma das partes devem estar claramente definidas.

Cláusulas de rescisão bem redigidas podem evitar prejuízos financeiros e longos processos judiciais em caso de necessidade de rompimento do contrato.

A atuação atenta e diligente do Conselho Fiscal em relação a esses e outros aspectos contratuais é um pilar fundamental para a boa gestão e a transparência nas finanças do condomínio, garantindo que os recursos dos condôminos sejam utilizados de forma eficiente e segura.

Em resumo, o que o Conselho Fiscal precisa fiscalizar?

Em pesquisa realizada, com critérios razoavelmente aceitáveis, mostrou que o Conselho deve responder às seguintes perguntas que são as que qualquer condômino faria sobre as famosas Pastas Mensais de Prestação de Contas do síndico:

• O que está sendo cobrado pelo condomínio?
• O que foi recebido pelo condomínio?
• Qual tratamento é dado para os que não pagam o condomínio?
• Com o que o condomínio gasta?
• O que não foi pago e por qual motivo?
• Do que foi desembolsado, o que ultrapassa o que a assembleia decidiu?
• Existem valores a pagar nos próximos meses de contratos existentes?
• Existem créditos a receber no condomínio, além dos atrasados e inadimplentes?
• O condomínio possui alguma negativação?
• Os comprovantes de gastos são válidos?
• Posso confiar nos relatórios?
• O condomínio tem dívidas fiscais?
• O que foi cobrado está sendo usado para a finalidade que foi aprovada na assembleia?
• Temos pendências judiciais?
• A prestação de contas segue as formalidades necessárias?

Esta lista é o mínimo que um Conselho Fiscal precisa saber para dar o seu Parecer sobre a Prestação de Contas anualmente apresentado para a Assembleia Geral Ordinária.

_{Fonte consultada: Auditor}

Por: Redação